1. OBJETIVO

Las políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales se desarrollan en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD), con el objeto de desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas naturales a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales; y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.

Estas políticas y procedimientos serán aplicables a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S.

2. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del Tratamiento, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector de personas o a la sociedad en general, como bases de datos que contengan información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países (reportes positivos y negativos).

Dato privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales, sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica.

Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país.

3. AUTORIZACIONES

De acuerdo al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 (LEPD) para el tratamiento de datos personales, se requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos personales por parte de PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S. en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del Tratamiento de las bases de datos personales objeto de esta política es PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S., cuyos datos de contacto son los siguientes:

• NIT: 901.179.900-1
• Página Web: https://www.ellas.com.co – www.produsa.com.co
• Correo Electrónico: contacto@ellas.com.co
• Dirección: Vereda Chachafruto, Zona Franca, Bodegas 249 y 250 Rionegro – Antioquia. Colombia
• Teléfono: (604) 482 40 40

5. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S., en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S. cuenta con un listado donde se presenta las distintas bases de datos que maneja, la información y características de cada una de ellas. Entre otros, PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S. usará los datos con las siguientes finalidades:

• a. Para llevar a cabo actividades regulares en el ámbito del desarrollo normal y ordinario de la relación comercial.
• b. Informar acerca de los productos y servicios de la Compañía, y en general remitir mensajes publicitarios.
• c. Para llevar a cabo la compra y venta de bienes de la Compañía a satisfacción.
• d. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales de la Compañía.
• e. Cumplir con las obligaciones y exigir los derechos correlativos en relación con los clientes y proveedores, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de la información brindada, el análisis de referencias comerciales y en general el análisis de toda la información brindada, entre otros.
• f. Prestar sus servicios y ofrecer sus productos de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de la Compañía.
• g. Cumplir los contratos celebrados con clientes y proveedores, incluyendo, pero sin limitarse a la utilización de los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
• h. Brindar información técnica y comercial de los productos de la Compañía.
• i. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la Compañía.
• j. La transmisión de Datos Personales a terceros en Colombia y/o en el extranjero, incluso a sociedades afiliadas a la Compañía, pertenecientes al mismo grupo empresarial y/o con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/u operativos y/o que se justifique dentro del desarrollo normal de la relación comercial.
• k. Las demás finalidades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la Compañía.
• l. Elaborar estudios técnicos, estadísticos o de campo relacionados con los productos y servicios de la Compañía o con su proceso productivo y/o sus afiliadas, así como cualquier otra finalidad directamente relacionada con las actividades realizadas por la Compañía.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 (LEPD) y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Los derechos del Titular son los siguientes:

1. a) Derecho de consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.
2. b) Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.

Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

1. c) Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento: Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.
2. d) Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

7. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

7.1. Consultas

Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

• Al menos una vez cada mes calendario.
• Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

Los Titulares o sus causahabientes pueden ejercitar el derecho de consulta de sus datos personales mediante escrito dirigido a PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S., a través del correo electrónico contacto@ellas.com.co o a la Zona Franca Rionegro Bodega 249 – 250, Municipio de Rio Negro, Departamento de Antioquia, País Colombia, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de consulta” y detallando dicho asunto según lo requerido.

Una vez recibida la solicitud, el Oficial de Seguridad de PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S. solicita al Titular lo siguiente:

• El Formulario de Ejercicio del Derecho de Consulta.
• Formulario de Solicitud de Prueba de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales, totalmente diligenciado y firmado.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

Una vez recibida la documentación necesaria, PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S. resolverá la petición de consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

7.2. Reclamos

Los Titulares o sus causahabientes pueden ejercitar el derecho de reclamo sobre sus datos personales mediante escrito dirigido a PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S., a través del correo electrónico contacto@ellas.com.co o en Zona Franca Bodega 249 – 250, Municipio de Rionegro, Departamento de Antioquia, País Colombia, indicando en el Asunto el “Ejercicio del derecho de reclamo” y detallando dicho reclamo según lo requerido.

Una vez recibido el reclamo, el Oficial de Seguridad de PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S. solicitará al Titular lo siguiente:

• Formulario de Ejercicio del Derecho de Corrección, Formulario de Ejercicio del Derecho de Supresión, Formulario de Ejercicio del Reclamo por Infracción o el Formulario de Revocación de la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales, totalmente diligenciado y firmado.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S. resolverá la petición de reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

El Oficial de Seguridad de PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S. será el Oficial de Protección de Datos para la atención de las peticiones, consultas y reclamos y ante el cual el Titular de los datos ejercerá sus derechos.

• NIT: 901.179.900-1
• Página Web: https://www.ellas.com.co – www.produsa.com.co
• Correo Electrónico: contacto@ellas.com.co
• Dirección: Vereda Chachafruto, Zona Franca, Bodegas 249 y 250 Rionegro – Antioquia. Colombia
• Teléfono: (604) 482 40 40

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD

PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S., con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y en general a toda la información que reposa en la entidad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

Por otra parte, PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S., mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los Encargados del Tratamiento con los que trabaja, las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios.

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
• Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.

11. VIGENCIA

Las bases de datos responsabilidad de PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S. serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S. procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.

Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

Este documento podrá ser modificado en cualquier momento y de forma unilateral por parte de PRODUSA ZONA FRANCA S.A.S.